“Guía rápida para no meter la pata”

Si vives en una comunidad de propietarios, seguro que más de una vez te ha surgido la duda, ¿pueden compartir mis datos sin mi permiso? ¿qué pasa con las cámaras de seguridad? ¿pueden poner mi nombre en el tablón de morosos?

Pues bien, la respuesta está en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) de España y sí, afectan directamente a tu comunidad.

Pero no te preocupes, aquí te lo explicamos de forma sencilla, sin tecnicismos y con lo justo para que tu comunidad cumpla la ley sin líos ni multas.

¿Por qué es importante la “protección de datos” en una comunidad?

Porque se manejan muchos datos personales tales como nombres, teléfonos, emails, cuentas bancarias, cámaras de videovigilancia, y su mala gestión puede acarrear problemas legales y multas, tras aplicar la regla de proporcionalidad según su capacidad económica y gravedad de las infracciones, que pueden llegar hasta los 15.000 €, o incluso más, en casos graves y reincidentes. 

Pero, más allá de las sanciones, lo importante es respetar la privacidad de todos los vecinos y evitar conflictos innecesarios.

En MABESU te explicamos las claves.

1. Quién es quién en la gestión de datos.

En una comunidad, la Junta de Propietarios es la que decide qué se hace con los datos, por lo que es la responsable del tratamiento pero, si hay un administrador de fincas, este sólo ejecuta las decisiones y se convierte en el encargado del tratamiento.

Ojo, que esto no significa que pueda hacer lo que quiera con los datos. ¡Ambos están obligados a cumplir la normativa!

2. Qué datos maneja una comunidad.

   •   Listado de propietarios con nombres y contactos.

   •   Datos bancarios para cobrar las cuotas.

   •   Información sobre deudas.

   •   Imágenes de cámaras de seguridad.

Estos “datos deben ser confidenciales” y solo utilizarse para lo estrictamente necesario. Nada de difundirlos sin permiso.

3. ¿Hace falta el consentimiento de los vecinos?

No siempre.

Hay casos en los que la comunidad puede tratar los datos sin necesidad de pedir permiso, como por ejemplo:

✔️ Cobrar cuotas o reclamar deudas.

✔️ Enviar convocatorias de juntas.

✔️ Gestionar un seguro comunitario.

✔️ Gestionar las incidencias y reparaciones.

Pero, en cambio, hay otros donde sí necesitas el consentimiento como, por ejemplo;

❌ Publicar una lista de vecinos en un grupo de WhatsApp.

❌ Instalar cámaras de seguridad sin avisar.

❌ Compartir datos con terceros sin motivo legal.

4. Cámaras de seguridad. “Ojo con lo que grabas”.

Si tu comunidad tiene videovigilancia, hay normas muy claras que se deben cumplir sí o sí.

   •   Avisar con carteles visibles.

   •   Las cámaras sólo pueden grabar zonas comunes, nuncala calle ni zonas privadas.

   •   Las imágenes no pueden guardarse más de 30 días (salvo en caso de incidente).

   •   Solo personas autorizadas pueden verlas.

Poner cámaras sin avisar o grabar zonas privadas puede suponer una denuncia ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).

5. Derechos de los vecinos sobre sus datos.

Los propietarios tienen derecho a:

➡️ Acceder a sus datos.

➡️ Corregir errores.

➡️ Solicitar que se eliminen (si ya no son necesarios).

➡️ Oponerse a su uso en ciertos casos.

Si alguien hace una solicitud, la comunidad tiene un mes para responder.

6. Contratos con terceros.

Si la comunidad trabaja con empresas externas que manejan datos personales (limpieza, seguridad, administración), debe firmar un contrato de protección de datos con ellas.

Así se aseguran de que esos datos no caen en malas manos.

7. Registro de actividades de tratamiento.

No hace falta ser un experto, pero la comunidad debe llevar un registro con:

✔️ Qué datos recoge.

✔️ Para qué los usa.

✔️ Quién tiene acceso.

✔️ Cuánto tiempo se conservan.

Esto es clave en caso de inspección de la AEPD.

¿Qué pasa si no cumples?

Si la comunidad se salta la normativa, se expone a multas que pueden ser, incluso, superiores a los 15.000 euros.

Pero más allá del dinero, un mal uso de los datos puede generar quejas, denuncias y problemas entre vecinos.

Cumplir con la normativa de protección de datos no es complicado, basta con manejar los datos con sentido común, respetar la privacidad de los vecinos y no hacer nada sin estar seguro de que es legal.

Si tienes dudas, consúltanos, “evitar líos es más fácil que solucionarlos”.

MABESU, tu administrador de confianza.