Protección de Datos en Comunidades de Propietarios (Parte 2).
¡Evita problemas y multas con un Delegado de Protección de Datos!
¿Alguna vez te has preguntado qué pasa con tus datos personales en tu comunidad de vecinos?
¿Sabías que tu nombre, el número de cuenta para pagar las cuotas o las grabaciones de las cámaras de seguridad están bajo la lupa de la ley?
Y, por si no lo sabías, no hacer las cosas bien puede acabar con una “multaza” de hasta 600.000 euros en España o hasta “20 millones de euros” a nivel europeo. ¡Una locura!, ¿verdad?
Aquí es donde entra el “Delegado de Protección de Datos (DPD)”, un superhéroe legal que puede salvarte de un buen susto.
Te cuento por qué es tan importante, sigue leyendo.
¿Quién manda con los datos en una comunidad?
Vamos a desglosarlo para que no te quede ni una duda.
Las comunidades de propietarios no son solo un grupo de vecinos tomando decisiones sobre el portal, ¡también tienen que manejar los datos de los vecinos!
Aquí hay tres figuras clave,
1. La Junta de Propietarios. Ellos son los grandes responsables de los datos, los que deciden qué hacer con ellos y para qu
é se usan.
2. El Administrador de Fincas. Si la comunidad tiene uno, es el encargado de ejecutar las decisiones de la Junta, pero no toma decisiones sobre el uso de los datos.
3. El Delegado de Protección de Datos (DPD). Este es el profesional que se asegura de que la comunidad cumpla con todas las normas sobre protección de datos.
¿Qué hace el DPD y por qué lo necesitas?
El “DPD” es el que se encarga de que no haya problemas con la ley y, aunque no es obligatorio en todas las comunidades, en ciertos casos son muy recomendables, por ejemplo como cuando tienes “cámaras de seguridad” (¡esas grabaciones son datos personales!), o manejas “datos sensibles”, como cuentas bancarias o morosos, o tienes “empleados o servicios externos” (como limpieza o seguridad) que manejan datos personales o realizas envíos “frecuentes de datos”, como emails con información de los vecinos.
El DPD es el “guardián de la privacidad” y, entre sus tareas, está el asegurarse de que la comunidad cumpla con las leyes, “asesorar a la Junta y al administrador”, y estar en contacto con la “AEPD” si hay denuncias o inspecciones.
Es como tener un seguro para evitar problemas con los datos.
¿Qué pasa si la comunidad no tiene un DPD?
¡Ahora viene lo importante!
No tener un DPD “no es ilegal”, pero ¡puede salir caro!
Te muestro algunos ejemplos de cómo las cosas pueden ir mal;
“Cámara de seguridad descontrolada”. Instalan cámaras sin avisar a los vecinos. Un vecino se queja porque graban parte de su casa. Va a la AEPD y la comunidad, al no poder
demostrar que está cumpliendo la ley, recibe una sanción.
“Filtración de datos”. Un administrador manda un email con la lista de morosos pero, ¡ups! También incluye datos bancarios. Esto acaba en denuncia y multa.
“Abuso de datos”. El presidente de la comunidad usa los datos de contacto de los vecinos para promocionar su negocio. Un vecino denuncia el uso indebido de sus datos, y la comunidad recibe una sanción.
Si la comunidad tuviera un DPD, estos problemas podrían evitarse, porque el DPD se asegura de que “todo se maneje con el máximo cuidado”.
¿Por qué deberías tener un DPD?
- “Evitas sanciones”.El DPD se asegura de que la comunidad cumpla con la ley y te evita tener que pagar multas millonarias.
- “Protege la privacidad de los vecinos”. Los datos se gestionan de manera segura, evitando que se usen indebidamente.
- “Minimiza conflictos”. Los vecinos estarán tranquilos sabiendo que sus datos están protegidos.
- “Supervisa la videovigilancia”. Si tienes cámaras de seguridad, el DPD se asegura de que estén bien instaladas y gestionadas según la ley.
- “Actúa como intermediario con la AEPD”. Si surge alguna denuncia o inspección, el DPD se encarga de todo.
¿Cómo puede la comunidad cumplir con la ley?
Para estar tranquilos y cumplir con la ley, la comunidad debe;
“Informar a los propietarios”de cómo se usan sus datos.
“Evitar publicar datos personales” en lugares accesibles, como tablones de anuncios.
“Limitar el acceso a la información sensible”. No todo el mundo puede ver todos los datos.
“Gestionar correctamente las cámaras”si las hay.
“Contratar un DPD” si hay un tratamiento continuo de datos o si hay riesgo de no cumplir con la normativa.
Si no lo sabes, el exige que las comunidades demuestren que cumplen con la normativa, y contar con un DPD facilita ese proceso.
Antes, las comunidades tenían que registrar sus ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), ahora, con la nueva normativa, no hay que registrarlos, pero sí hay que demostrar activamente que se cumplen las normas (esto se llama “responsabilidad proactiva”). Aquí es donde entra el DPD.
¡Prevenir es mejor que pagar multas!
La protección de datos es algo serio y, en una comunidad de propietarios, los datos de los vecinos están en constante uso, y un simple descuido puede llevarte a conflictos y sanciones, así que, si no quieres complicarte la vida ni enfrentarte a multas millonarias, lo mejor es contar con un DPD, “es la mejor inversión” para evitar sustos.
Como bien dicen, ¡más vale prevenir que lamentar!
